Сайт Мининфраструктуры утверждает, что такую заявку можно оформить письменно или по телефону начальнику железнодорожного вокзала (станции) в городах (областных и районных центрах). Заказы принимаются как от самих инвалидов, так и от их представителей (сопровождающих лиц и т.д.).
Прием инвалидов и их представителей по вопросам пользования железнодорожным транспортом осуществляется вне очереди начальником вокзала, начальником пассажирской станции или уполномоченным лицом (дежурным администратором, дежурным по залу, старшим билетным кассиром и т.д.).
В заявке нужно указать фамилию, имя, отчество, номер и серию удостоверения о праве на льготу, номера контактных телефонов пассажира, дату приема заказа, даты выезда «туда»/«назад», возможные варианты выезда «туда»/«назад», станции отправления/назначения, станцию (место) оформления проездных документов, необходимость оказания помощи при посадке/высадке в поезд.
Но нужно быть готовым к тому, что на станциях, где группы помощи инвалидам не созданы, транспортировка лиц с ограниченными физическими возможностями к/от вагона и посадка/высадка осуществляются с помощью сопровождающих их лиц или работников социальных служб. На станциях, где группы по оказанию помощи лицам с ограниченными физическими возможностями не созданы, безопасную посадку/высадку лиц с ограниченными физическими возможностями обеспечивает начальник станции.